工程文件檔案資料包括所有與工程相關(guān)的內(nèi)容，包括施工圖紙、施工計劃、工程合同文件等檔案，工程文件在整個工程建設(shè)過程中形成，這就要求對工程檔案進行動態(tài)的管理，做好新文件的收集歸檔，做好老文件的管理和補充。施工企業(yè)內(nèi)部應(yīng)加強工程文件檔案資料管理，編制檔案管理制度，嚴格管理工程檔案。

一、建設(shè)工程文件檔案管理工作職責(zé)

（一）在與工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；

（二）收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并進行立卷歸檔；

（三）負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

（四）收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；

（五）在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

（六）對列入城建檔案館接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

二、工程文件檔案的管理步驟

（1）根據(jù)國家文件材料歸檔規(guī)范來收集文檔，抓住設(shè)計、施工、竣工等環(huán)節(jié)，保證內(nèi)容上的完整性；

（2）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，合理確定歸檔時間，科學(xué)歸檔；

（3）檢查文檔質(zhì)量，合理保管工程文檔；

（4）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

三、保證工程檔案的質(zhì)量

1、歸檔文件應(yīng)為原件，且應(yīng)在產(chǎn)生后盡快收集齊全，做好立卷和歸檔；

2、工程檔案資料內(nèi)容必須真實、準確，與實際相符；

3、按要求整理檔案，工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

工程檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)具有專業(yè)性，信息應(yīng)具有很強的時效性，檔案管理必須注重動態(tài)性，同時要注意記錄的形式，形式上可能存在多樣性，這都些都給工程檔案管理帶來了很多困難。因此企業(yè)僅僅加強對工程檔案資料的重視還不夠，還應(yīng)加強專業(yè)培訓(xùn)，健全檔案管理體系，標準、高效、科學(xué)地管理工程檔案。