傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式在當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢之下已經(jīng)成為過去，紙質(zhì)檔案與電子數(shù)據(jù)檔案相結(jié)合的管理模式成為檔案管理的必然趨勢。如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的社會效用價值，滿足檔案用戶多層次的信息利用需求，是當(dāng)代檔案管理者需要思考的問題。工程檔案管理系統(tǒng)因此產(chǎn)生，用于規(guī)范化管理檔案。

一、檔案管理的問題

(1)電子文件歸檔不規(guī)范。建設(shè)單位檔案管理部門使用的計算機軟硬件系統(tǒng)不同，使得提交的電子文檔具有多種格式。由此產(chǎn)生的文檔兼容性差、共享性能低等問題，不利于電子檔案的開發(fā)利用。

(2)電子檔案的開發(fā)利用僅處于檔案信息的簡單加工和存儲階段，編研成果仍為參考資料，無法形成專著。加強建設(shè)工程電子檔案信息的再加工和再創(chuàng)造，形成參考資料或?qū)Ｖ?，既能滿足企業(yè)內(nèi)部利用需求，又能滿足其他相關(guān)公司的利用需求，形成實效。

(3)在實際項目中，檔案工作設(shè)計的技術(shù)水平往往較為落后，因此影響了管理水平。實際上，企業(yè)應(yīng)積極運用以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平。

二、工程檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用要注意什么

1、注意建設(shè)項目電子檔案收集是否完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，直接影響到工程竣工后的維修、養(yǎng)護、改建和擴建。項目電子檔案編制的主要單位應(yīng)將所有情況整理形成文字、圖紙、圖表、聲像成果等各種具有保存價值的文件材料，并以電子化的形式進(jìn)行儲存，在項目管理過程中實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，確保項目電子文件的完整性和安全性。

2、檔案信息價值的最大化是所有檔案管理的最終目標(biāo)。所以要關(guān)注檔案管理是否科學(xué)有序，能否及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足利用要求，是衡量檔案工作成績的主要標(biāo)準(zhǔn)。

3、按照檔案的形成階段和規(guī)律對這些電子檔案進(jìn)行分類編目，將會更加方便檔案管理。施工公司檔案室主要負(fù)責(zé)接收和編目施工圖設(shè)計后的電子文件，并設(shè)置專人對電子文件進(jìn)行歸檔和保管。

隨著信息時代的到來，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，迫使檔案工作面臨巨大變化，對檔案從業(yè)人員的要求也從單一的專業(yè)人才轉(zhuǎn)變?yōu)榧榷畽n案專業(yè)知識，又懂計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，更快速高效地收集、整理和管理電子檔案，更快速地提供借閱和利用檔案。