項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證，這便是項(xiàng)目檔案管理。工程項(xiàng)目檔案管理由于其自身的特性特點(diǎn)，使其成為工程項(xiàng)目中的難點(diǎn)問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。

最初的工程項(xiàng)目檔案就只有淺表的記錄不夠具體，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，上到政府機(jī)關(guān)下到平明百姓都必須將檔案作為前行的媒介來(lái)推動(dòng)其發(fā)展。而工程項(xiàng)目的檔案也就有了更高更嚴(yán)格的定義和要求。
 

為使檔案管理更具有適用性、耐久性、安全可靠性、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)性和環(huán)境協(xié)調(diào)性，國(guó)家制定了一系列的法律、法規(guī)、施工技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等。按照這些規(guī)范要求，工程的質(zhì)量有個(gè)一個(gè)衡量的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案恰巧是全方位印證高標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵所在。一個(gè)項(xiàng)目不僅僅是看它成型后的宏偉壯觀，還要抓其過(guò)程施工的每個(gè)環(huán)節(jié)，我們才知道此項(xiàng)目是不是合格的、安全的。工程質(zhì)量把控主要靠人、機(jī)械、材料、技術(shù)、環(huán)境等諸多因素，而能直觀體現(xiàn)出這一切豐富全面的就只有檔案，而在我國(guó)工程項(xiàng)目質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題而造成了人員傷亡的事件已屢見(jiàn)不鮮，造就了這一切不合格安全隱患工程的主要原因有偷工減料、政績(jī)獻(xiàn)禮，違反基建、趕工工程等情況。最令人發(fā)指的是在事發(fā)后卻找不到一套完整、系統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案，主體工程的質(zhì)量無(wú)從查找施工流程和根據(jù)。而現(xiàn)在國(guó)家已經(jīng)將檔案作為工程項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)之一，如果沒(méi)有完整、系統(tǒng)的檔案不允許對(duì)其工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。所以檔案是工程項(xiàng)目的關(guān)鍵。

企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點(diǎn)
 

1.項(xiàng)目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責(zé)界定不清
 

建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)過(guò)程到竣工驗(yàn)收，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項(xiàng)、投資、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、決算、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的工作，但對(duì)辦理過(guò)程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個(gè)人手中為普遍存在的問(wèn)題，造成形成文件責(zé)任者與文件管理者責(zé)任不清，沒(méi)有做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項(xiàng)目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案管理的責(zé)任就界定不清，準(zhǔn)備接受驗(yàn)收時(shí)，又將自行負(fù)責(zé)的各階段文件材料口頭委托施工單位進(jìn)行整理、組卷，施工單位對(duì)這部分文件材料的形成過(guò)程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)到要求，其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性達(dá)不到要求，是遺留項(xiàng)目驗(yàn)收、在建項(xiàng)目檔案管理中存在的普遍問(wèn)題。
 

2.企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題
 

企業(yè)發(fā)展沒(méi)有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級(jí)管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識(shí)淡薄。
 

各級(jí)管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項(xiàng)目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、積累的主要來(lái)源。在對(duì)遺留和在建工程項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行分析時(shí)，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，他們習(xí)慣將自己形成的、具有參考和利用價(jià)值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識(shí)上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項(xiàng)目檢查和驗(yàn)收有關(guān)聯(lián)時(shí)再做“回憶錄”，臨近整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動(dòng)又沒(méi)有被監(jiān)督交接“私人財(cái)產(chǎn)”，使原本有價(jià)值、憑證作用且無(wú)法補(bǔ)救的文件材料遺失和沒(méi)有利用的機(jī)會(huì)，是建設(shè)項(xiàng)目管理的文件材料收集不全的因素。
 

提高工程檔案管理水平的措施
 

1、重視并提高檔案管理意識(shí)
 

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)要切實(shí)重視檔案管理工作,檔案專業(yè)部門(mén)和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍,如參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì),參加產(chǎn)品鑒定會(huì)和基建工程竣工驗(yàn)收,參加設(shè)備開(kāi)箱等。
 

2、進(jìn)一步健全檔案管理制度
 

首先要從業(yè)務(wù)考核入手,將工程項(xiàng)目檔案歸檔管理納入計(jì)劃管理,并對(duì)工程項(xiàng)目竣工檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間以及歸檔職責(zé)都做出明確的規(guī)定,并通過(guò)建立崗位職責(zé)把歸檔任務(wù)納入各業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)之中,使歸檔工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工資料列人工程承包合同,列入創(chuàng)優(yōu)工程評(píng)審條件并認(rèn)真實(shí)行預(yù)留交工資料保證金制度,第三是要認(rèn)真執(zhí)行制度。制度的保證作用,不僅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否貫徹執(zhí)行。
 

3、加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)
 

跟蹤指導(dǎo)是檔案部門(mén)在收集工程項(xiàng)目竣工檔案中掌握的第一手資料,也是使竣工資料達(dá)到規(guī)范化的必要條件。工程檔案產(chǎn)生于施工現(xiàn)場(chǎng),貫穿于工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、施工和竣工的整個(gè)過(guò)程。檔案部門(mén)要根據(jù)年度計(jì)劃內(nèi)容制定出跟蹤指導(dǎo)計(jì)劃,在工程項(xiàng)目施工開(kāi)始就要派專人進(jìn)行跟蹤,對(duì)該項(xiàng)工程竣工檔案交付驗(yàn)收提出明確要求,切實(shí)做到對(duì)工程竣工檔案跟蹤管理的有效控制。同時(shí),在跟蹤指導(dǎo)的過(guò)程中要積極主動(dòng)與工程管理部門(mén)、施工單位搞好配合。檔案部門(mén)在跟蹤指導(dǎo)中應(yīng)注意以下問(wèn)題:第一,檔案部門(mén)應(yīng)擺正服務(wù)的指導(dǎo)思想,工程中主動(dòng)配合,做到參與而不代替。要注意做好組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督工作;第二,擺正工程管理與檔案工作的關(guān)系。從基本建設(shè)和工程施工角度來(lái)看,工程管理與檔案工作應(yīng)是主從關(guān)系,現(xiàn)場(chǎng)檔案工作從屬于工程管理,是工程管理的一個(gè)組成部分,它貫穿于工程的全過(guò)程。
 

4、成立重大工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組
 

工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、評(píng)估、設(shè)計(jì)到施工、竣工、交付使用,其檔案資料的形成、積累、歸檔是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程,在這個(gè)過(guò)程中,涉及到若干部門(mén),眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),要保證施工檔案完整準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔,就應(yīng)當(dāng)有一個(gè)協(xié)調(diào)的機(jī)制。筆者認(rèn)為,一個(gè)比較大的工程項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應(yīng)由計(jì)劃部門(mén)、基建部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)、施工單位、使用單位等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項(xiàng)目竣工資料歸檔工作的順利進(jìn)行。

5、積極運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)理念進(jìn)行檔案管理

項(xiàng)目檔案管理的檔案包括項(xiàng)目全生命周期的所有檔案，運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一大缺點(diǎn)就是不易查詢，保存不易，多次翻查容易損壞，即使應(yīng)用圖書(shū)檔案系統(tǒng)，也只能是掃描件形式，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中的數(shù)據(jù)線索難以跟蹤，需要配備經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員才能從事。

計(jì)支寶工程項(xiàng)目檔案管理模塊，自動(dòng)將系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的從立項(xiàng)到竣工所有過(guò)程原始數(shù)據(jù)資料進(jìn)行云存儲(chǔ)，尤其是施工過(guò)程的計(jì)量數(shù)據(jù)，施工日志，變更審批，結(jié)算報(bào)表，決算報(bào)表，付款憑證等電子化檔案資料，嚴(yán)格按照合同清單進(jìn)行歸檔，數(shù)據(jù)追溯更為方便，用戶權(quán)限設(shè)置和三重密保讓檔案保密系統(tǒng)更為完善。